Privacyverklaring Alex-pilot

Wie zijn wij?

Alex-pilot is een interne mailassistent, gebouwd en beheerd voor Snack on Stick BV (STICO), gevestigd te Schoten, België: de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens in deze app. Vragen over deze verklaring of over je gegevens: ah@stico-snack.be. Technisch beheer: Ward Nijman, ward@nijman.com.

Welke gegevens verwerken we?

Alex-pilot verwerkt uitsluitend gegevens uit de zakelijke Gmail-mailbox die de gebruiker zelf via Google OAuth aan de app koppelt:

• E-mailberichten: afzender, ontvanger, onderwerp, datum, tekstinhoud en bijlagen van zakelijke correspondentie;
• Afgeleide werkgegevens: dossiers per klant of leverancier, open punten, deadlines, toezeggingen en dagelijkse briefings die de app uit die correspondentie samenstelt;
• Conceptteksten en beslissingen: door de app voorgestelde conceptmails en de goedkeuring of afwijzing daarvan door de gebruiker;
• Technische loggegevens: beperkte logs voor beveiliging en kostenbewaking (geen advertentie- of trackingdata).

De app verzamelt geen gegevens van bezoekers van deze website; er zijn geen analytics-, advertentie- of trackingcookies. Alleen ingelogde gebruikers krijgen een functionele sessiecookie.

Waarvoor gebruiken we die gegevens?

• Het samenstellen van een dagelijkse briefing over wat er in de mailbox aandacht vraagt;
• Het bijhouden van dossiers (open punten, deadlines, toezeggingen) per zakelijke relatie;
• Het opstellen van conceptantwoorden en herinneringen. De app verzendt nooit zelfstandig e-mail: elk concept wordt pas verzonden nadat de gebruiker het in de app expliciet heeft goedgekeurd;
• Het beantwoorden van vragen van de gebruiker over zijn eigen correspondentie, in de chat van de app.

De gegevens worden niet gebruikt voor advertenties, profilering buiten de app, of het trainen van AI-modellen, en worden niet verkocht.

Google-gebruikersgegevens en Limited Use

Alex-pilot gebruikt de Gmail API met toestemming van de gebruiker (Google OAuth). Het gebruik van informatie die via Google API's wordt ontvangen voldoet aan het Google API Services User Data Policy, inclusief de Limited Use-vereisten. Concreet: Gmail-gegevens worden uitsluitend gebruikt om de hierboven beschreven, door de gebruiker zichtbare functies te leveren; ze worden niet doorverkocht, niet gebruikt voor advertenties en niet door mensen gelezen, behalve met expliciete toestemming van de gebruiker, waar nodig voor beveiliging of om aan wetgeving te voldoen.

De gebruiker kan de Google-koppeling op elk moment intrekken via myaccount.google.com/permissions.

Waar staan de gegevens en wie kan erbij?

• Gegevens worden opgeslagen op een server van Hetzner Online GmbH in Duitsland (EU); toegang tot de app is beveiligd met een login en versleutelde verbindingen (HTTPS);
• Voor het samenstellen van briefings, dossiers en concepten wordt mailinhoud verwerkt door Anthropic (Claude API) als subverwerker; Anthropic gebruikt deze API-gegevens niet voor het trainen van modellen;
• Google verwerkt gegevens als aanbieder van Gmail en de Gmail API;
• Er worden verder geen gegevens gedeeld met derden, tenzij dat wettelijk verplicht is.

Hoe lang bewaren we gegevens?

Gegevens worden bewaard zolang de app voor Snack on Stick BV in gebruik is en zolang ze nodig zijn voor de beschreven doelen. Bij het beëindigen van het gebruik, of op verzoek van de verwerkingsverantwoordelijke, worden de opgeslagen maildata en afgeleide gegevens verwijderd.

Jouw rechten

Op grond van de AVG/GDPR heb je recht op inzage, rectificatie en verwijdering van je persoonsgegevens, en op beperking van of bezwaar tegen de verwerking. Neem daarvoor contact op via ah@stico-snack.be. Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.

Wijzigingen

Bij wijzigingen in de app die gevolgen hebben voor de gegevensverwerking wordt deze verklaring bijgewerkt; de datum bovenaan geeft de laatste versie aan.